Menindaklanjuti mekanisme pengajuan “Bantuan Pembiayaan & Insentif Karya Ilmiah” di DPA selama Work from Home, dengan ini diinformasikan beberapa hal terkait mekanisme pelaporan HPKI selama WfH.
- Mekanisme pelaporan HPKI dilakukan secara online, mengikuti mekanisme pada pengajuan “bantuan Pembiayaan & Isentif Karya Ilmiah”
- Dosen melaporkan pelaksanaan HPKI dengan mengisi formulir pelaporan melalui tautan berikut.
- Sebelum mengisi formulir pelaporan, Dosen diharapkan mempersiapkan hal-hal berikut:
- Formulir pelaporan yang telah dilengkapi (format laporan berada jadi satu file dengan file pengusulan berbentuk Google sheet yang anda isi ketika mengajukan HPKI semasa WfH. Pada email “approval request” yang anda terima via email ketika mengajukan HPKI, klick “View & Edit Document” untuk mengakses file, lalu silahkan unduh file, dan gunakan format di Sheet” Laporan” sebagai template pelaporan anda. Lengkapi file tersebut secara manual dengan rincian yang berkesesuaian dengan rincian di sheet “Pengusulan”. Jangan mengedit apapun pada file di Sheet “Pengusulan”). Setelah file laporan dilengkapi, simpan file dalam bentuk “pdf”, untuk nanti diunggah ke dalam formulir. Untuk pengajuan yang dilakukan sebelum WfH, format laporan dapat ditemukan di file Excell yang terkirim otomatis ke email pengusul setelah mengisi formulir HPKI;
- File bukti pengeluaran (kuitansi) sesuai daftar dan urutan penomoran yang dicantumkan pada Formulir laporan (poin 1). Keseluruhan bukti pembayaran/pengeluaran digabung jadi satu file dan diurutkan sesuai No. Bukti yang tercantum di Tabel Biaya pada formulir laporan (Nomor 1). File gabungan bisa berbentuk pdf atau Ms. Word;
- File sertifikat keikutsertaan/presenter;
- File output konferensi (artikel prosiding/jurnal)
- File bukti pemasukan data output ke simkarya UII
- Sebelum mengisi formulir persiapkan juga alamat email Dekan Bidang Sumber Daya yang valid, karena mekanisme pelaporan yang digunakan berbasis email.
- Persetujuan oleh Wakil Dekan Bidang Sumber Daya dilakukan via online (email). Karena itu, Dosen pengusul diharapkan memonitor/mengawal proses pelaporan sampai Wakil Dekan, agar proses pelaporan bisa settled lebih cepat.
- Status pelaporan selama WfH dapat dicheck secara real-time (update tiap 5 menit) lewat menu utama “PERIKSA STATUS PENGAJUAN”
