[Pengumuman] Pengumpulan Laporan Akhir & Tahapan Monev PHKPS-IP dan PHK Prioritas Tahun 2019

Dalam rangka pemantauan proses pelaksanaan Program Hibah Kompetisi Program Studi-Internasionalisasi Program Studi (PHKPS) dan Program Hibah Kompetisi Prioritas (PHK Prioritas), maka DPA membentuk tim Monev yang memiliki tugas sebagai berikut.

• Monitoring
  • Review laporan kegiatan dan keuangan
  • Visitasi prodi (Untuk PHKPS IP)
  • Konsultasi pelaksanaan hibah
• Evaluasi, terkait rekomendasi persetujuan atas:
  • Laporan tengah dan akhir (pelaksanaan dan keuangan)
  • Pencairan dana hibah
  • Perubahan pelaksanaan dari rencana
  • Keberlanjutan hibah di tahun berikutnya

Berikut adalah jadwal dan tahapan proses monitoring dan evaluasi.

Pengumpulan Laporan

Laporan dikumpulkan dalam bentuk hardcopy yang dijilid dan dalam bentuk softcopy berupa file melalui formulir pengumpulan laporan. Ketentuan cover adalah kuning untuk PHKPS-IP dan oranye untuk PHK Prioritas.

Laporan dalam bentuk softcopy terdiri dari file laporan pelaksanaan dan file laporan keuangan. File laporan pelaksanaan, dapat berupa file doc/docx maupun pdf yang terdiri dapat terdiri dari maksimal 5 file dengan ukuran maksimum total 100 MB. File laporan keuangan dikumpulkan dalam format xls/xlsx.

File diberi nama yang spesifik menyebutkan prodi dan tahapan laporan dengan contoh seperti di bawah ini.

• Untuk laporan pelaksanaan : Akuntansi-Draft Laporan Tengah.pdf, Akuntansi- Laporan Tengah Revisi.pdf, Akuntansi-Draft Laporan Akhir.pdf, Akuntansi-Laporan Akhir Revisi 1.pdf, dan Akuntansi-Laporan Akhir Revisi 2.pdf.
• Untuk laporan keuangan : Akuntansi-Draft Keuangan Tengah.xls, Akuntansi-Revisi Keuangan Tengah.xls, Akuntansi-Draft Keuangan Akhir.xls, Akuntansi- Keuangan Akhir Revisi 1.xls.

Ketentuan Pelaporan PHK Prioritas

• Draf Laporan Tengah PHK Prioritas, berupa 2 eksemplar hardcopy dan file (melalui formulir pengumpulan laporan), harus sudah diterima oleh Tim Monev (melalui DPA) selambat-lambatnya 22 Juli 2019 jam 14.00, untuk kemudian dijadikan dasar evaluasi dan verifikasi di saat presentasi pada 25-26 Juli 2019  13-14 Agustus 2019.
• Laporan Tengah yang telah disetujui Tim Monev, berupa 1 eksemplar hardcopy dan file (melalui formulir pengumpulan laporan), harus sudah diterima DPA selambat-lambatnya 31 Juli 2019  19 Agustus 2019 jam 14.00.
• Draf Laporan Akhir, berupa 2 eksemplar hardcopy dan file (melalui formulir pengumpulan laporan), harus sudah diterima oleh Tim Monev (melalui DPA) selambat-lambatnya 5 Novembeer 2019 jam 14.00 untuk kemudian dijadikan dasar evaluasi dan verifikasi pada saat diseminasi yang dijadwalkan pada 11– 13 November 2019.
• Revisi Laporan Akhir hasil diseminasi, berupa 1 eksemplar hardcopy dan file (melalui formulir pengumpulan laporan), dikumpulkan paling lambat pada 18 November 2019.

Ketentun Pelaporan PHKPS-IP

• Draft Laporan Tengah PHKPS-IP, berupa 2 eksemplar hardcopy dan file (melalui formulir pengumpulan laporan), harus sudah diterima oleh Tim Monev (melalui BPA) selambat-lambatnya 22 Juli 2019 jam 14.00, untuk kemudian dijadikan dasar visitasi dan verifikasi yang akan dijadwalkan pada 29 Juli  – 2 Agustus 2019.
• Laporan Tengah yang telah disetujui Tim Monev, berupa 1 eksemplar hardcopy dan file (melalui formulir pengumpulan laporan), harus sudah diterima DPA selambat-lambatnya 12 Agustus 2019 jam 14.00.
• Draf Laporan Akhir, berupa 2 eksemplar hardcopy dan file (melalui formulir pengumpulan laporan), harus sudah diterima oleh Tim Monev (melalui DPA) selambat-lambatnya 8 November 2019 jam 14.00 untuk kemudian dijadikan dasar visitasi dan verifikasi yang dijadwalkan pada 18 – 22 November 2019.
• Laporan Akhir yang telah disetujui Tim Monev, berupa 3 eksemplar hardcopy dan file (melalui formulir pengumpulan laporan), harus sudah diterima DPA selambat-lambatnya 30 November 2019 jam 14.00. Diseminasi PHKPS-IP akan dilaksanakan pada 3 – 4 Desember 2019.
• Revisi Laporan Akhir hasil diseminasi, berupa 1 eksemplar hardcopy dan file (melalui formulir pengumpulan laporan), dikumpulkan paling lambat pada 9 Desember 2019.

Formulir Pengumulan Laporan

Formulir pengumpulan laporan dapat diakses melalui tautan berikut https://goo.gl/VKmkRK

Pedoman dan Template Laporan

Pedoman penyusunan laporan beserta template laporan dapat diakses melalui tautan berikut.